仕事が軌道に乗るとタイムマネージメントが必要になります。人にとって唯一平等なものが
”時間”です。1日24時間という限られたもの。
タイムマネージメントというとなんだか難しそうに感じるし、書き出して順番をなんて
いうとなおさら面倒臭く感じてしまうのが女性です。
でも、よ～く考えてみると女性が働くとどうしても男性よりも沢山やることがあるのです。
仕事がうまく回らないと家庭のことにも影響を及ぼします。子どものお迎えはどうするの？
ごはんの支度は？家事は？などなど…
すべてがグタグタになってしまって、メンタルまでもイライラ。そんなことになると余計にはかどり
ません。
そこで、必要なのがタイムマネージメントなのです。
頭の中で管理できてるからいいわ～なんて思いがちですが、そんなあなたはメモを書かずに
スーパーへ行くタイプですね？
メモを持たずにスーパーへ行ったことは誰でもあるでしょう。メモをして行ったときとの差は歴然。
忘れ物、節約、時間短縮などなどよいことづくめだったでしょう？
思い当たる節があったなら、試しに書き出してみましょう。
忙しい人の為のタイムマネージメント方法
1. 簡単なタスク管理
タスクをいっぱい並べるともうその時点でいやになってしまうのが女性。今日1日絶対にやらないといけない最重要項目を3つだけあげてみましょう。
2. とりあえず
やることがいっぱいで頭の中が整理できな～い！と思ってしまうとタスクどころではなくなります。
とりあえず、簡単にできることからはじめてみましょう。１つできると案外次に進む意欲が湧いてきます。
しかも、完璧を目指さず、適当くらいで丁度いいのです。
3. 限られた時間の方が良い仕事ができる。重要なのは集中力
時間がたっぷりあってもダラダラしてしまうだけです。短時間に集中できるようにスケジュールを入れてみましょう。
4. スケジュールを入れるときは家庭の重要な行事から
打ち合わせや得意先回りなどの予定以外は、まず、家庭の重要な行事からスケジュールを入れていきましょう。
家庭のことが疎かになることで心にずっと何かが引っかかって物事が遅れがちになります。すっきりした感情で
仕事をするためにも重要です。
5. 重要な事柄がある場合は、なるべく一日の早い時間に入れる
重要な事柄は、なるべく先にやるくせをつけましょう。締切はもうあと何時間か先だから 簡単な作業を先にと
入れてしまって後から重要なことを片付けようとした途端、PCのトラブルや取引先が呼び出し…なんてことも
起こりかねません。重要な事柄はできるだけ早くに片付けましょう。
6. 最も重要な事柄を認識しておく
常に一日のうちに”これだけ”は行わなければいけない最も重要な仕事内容を理解しておく。
いざとなったら他の予定を全てキャンセルしてでも、それだけにフォーカスする覚悟で。
7. やる事リストを作成した時点でタスクの半分は完了している
やることをリストアップする際に家庭に戻ってからのやることも書き出しておきましょう。
そしたら、逆算をして 仕事のTO DO リストを作りやすくなります。リスト作成が
終わるとすべてのタイムマネージメントができるので気分も楽になります。
8. To doには必ず優先順位をつけ、相手に関連する事柄を先に片付ける
To doリストを作成する際にはタスクの名前と同時に優先順位を必ず設定する。
そして自分以外の人や外部ファクターが関わる事項をなるべく早めに片付ける。そして、
お知らせ機能付きのTo doリストアプリを活用する事をおススメします。
代表的なTo doリストアプリは、any.do, ChatWork, Astrid, Todoist, Remember the Milk, Toodledo, Wunderlist, Workflowy, Gtasks, OminiFocusなど。その他のTo doリストアプリのリストはこちら。
9. 時間に余裕を持たせ、休憩もきちんと取る
沢山やることがあるとついつい詰め込みがちになります。そのくせ、個人的な連絡なども気になるところ。
時間を詰め込みすぎず、適度に休憩を挟むことが効率アップにつながります。
10. タスクと締め切り設定はSMARTコンセプトを活用する
それぞれのタスクにゴール設定をする場合は以下のSMARTの項目を意識して行う:
S-Specific (具体的)
M-Measurable (計測可能)
A-Actionable (行動可能)
R-Realistic (現実的)
T-Time-based (締め切り重視)
11. その仕事はどうしても自分でないとダメ？を確認してタスク管理する
自分の仕事を他のスタッフに振った場合と自分が行った場合、同じかそれより良い仕事ができるケースは少ないものです。そんな時は、他のスタッフが行った場合でも80%程度のクオリティーで
仕事がこなせると思ったものは、すべて振ってしまおう。仕事における合格点は80点以上が基準。
12. やりたく無い仕事は終了日を設定する
誰でもやりたく無いと思う仕事はある。その場合は後回しにするのではなく気が進まない仕事が全て終わるスケジュールを設定する事で、少し気持ちが楽になる。
13. たまには何も考えないでリラックスできる時間を無理にでもつくる
インターネットとテクノロジーの進化で、仕事の事を全く考えない環境に身を置く事がかなり難しくなってきている。でも心のリフレッシュは必要。そんなあなたは、ネットもWiFiもスマホもテレビもゲームも無い時間を作ってみることでストレス解消になる。
ここで、一番重要なことは、やらされてる感がないことです。
タスク、TO DOリストを作りながら わくわくしているかどうかが重要だと思います。
もちろん、その中にはやりたくないけどやらなくてはならない事柄も含まれているでしょう。
でも、それを乗り越えれば楽しいことが見えてることが大切です。
そのためには、タイムマネージメントをするとどんなメリットがあるのかを把握しておくことです。
時間がかなり短縮され、家庭に戻る時間が早まること。子どもとの時間がたくさん取れるように
なうこと。お休みが増え、休暇の過ごし方も抜群によくなるなど。
楽しいことが沢山増えるイメージがつくとタイムマネージメントは当たり前の作業になり、
効率もアップできるでしょう。
また、商売が大きくなってくると従業員の数も増えるので自分の時間だけの問題ではなくなってきます。
そのためにもまずは、自分の時間を有効に有意義に過ごす技術を身につけていきましょう。